23. april 2022
Styrene kan nå velge mellom fysisk og digitalt årsmøte
Våren er her og vi er på vei inn i høysesongen for årsmøter og generalforsamlinger i sameier og borettslag. Nytt av året er at lovene åpner for å velge mellom fysiske og digitale møter.
Styret beslutter gjennomføringsform
Det er styret i boligsameiet som beslutter hvordan årsmøtet / generalforsamlingen gjennomføres. Før Covid-19 var det et lovkrav at møtene skulle avholdes fysisk. Etter erfaringer med gjennomføring av digitale møte under perioden med Covid-19 har lovgiver besluttet at styrene heretter fritt kan velge om de vil avholde møtet som en digital seanse eller som det mer tradisjonelle fysiske møte.
Bakgrunnen for endringen er selvsagt erfaringene etter Covid-19, hvor man ved å avholde møtene digitalt i de fleste tilfeller opplevde større deltagelse som jo er positivt med tanke på å styrke beboerdemokratiet. Lovendringen bygger på et premiss om at nye teknologiske muligheter kan forenkle beslutningsprosessene i boligselskapene. De nye reglene bygger også på et premiss om at de styrende organers kommunikasjon med andels- og seksjonseierne kan forenkles. Friheten til å velge digitale løsninger har også vært etterspurt av borettslag og sameier.
Ikke helt fritt
Hensynet til beboerdemokratiet tilsier at styret ikke bør ha absolutt bestemmelsesrett når det gjelder hvordan generalforsamlingen eller årsmøtet skal gjennomføres. Derfor er det samtidig innført en regel om at minst to andelseiere, eller seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte i borettslag og eierseksjonssameier. Dette tilsvarer terskelen for å kreve ekstraordinær generalforsamling / årsmøte.
Styret må derfor sette en rimelig frist for når et krav om fysisk møte senest kan fremsettes. En forutsetning for en slik frist må være at andels- og seksjonseierne får rimelig tid til å vurdere møteform, og eventuelt kreve fysisk møte etter at det er kjent hvilke saker som skal behandles. Ett råd til styrene er å be om at saker andels- og seksjonseierne ønsker behandlet inngis i god tid før innkallingen skal sendes ut, slik at man også får tid til å sende varsel med frist for krav om fysisk møte.
Valg av møteform
Styret må avveie ulike momenter når det skal velge møteform. Forarbeidene til bestemmelsen (Prop. 81 L (2020-2021) gir følgende veiledning:
«Det viktigste momentet vil oftest være hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter være best å behandle i et fysisk møte. Kompliserte saker kan noen ganger kreve muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», taler det for at møtet med fordel kan gjennomføres digitalt. Hvis for eksempel generalforsamlingen eller årsmøtet kun skal behandle årsregnskap og eventuell årsberetning, vil dette kunne være et relevant moment som styret kan legge vekt på når det skal bestemme møteform.
Et annet moment kan være om mange beboere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte. Styret bør i så tilfelle være tilbakeholdne med å velge digitalt møte, også for det tilfelle at beboerne ikke har benyttet seg av muligheten til å kreve fysisk møte eller det ikke er tilstrekkelig støtte for kravet.»
Styrene bør derfor i mindre grad benytte den digitale gjennomføringsformen der det skal besluttes saker av større viktighet, typisk saker som gjelder omdisponering av fellesarealer eller større vedlikeholdsarbeider med tilhørende store kostnader og behov for avklaring av finansieringen av disse.
Forsvarlig møtegjennomføring
Styret må sørge for en «forsvarlig møtegjennomføring». I dette ligger det blant annet at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt. Hvorvidt styret i et konkret tilfelle oppfyller dette kravet er høyst skjønnsmessig. Kravet kan derfor skape grobunn for interne diskusjoner mellom styret og de øvrige eierne, og reise juridiske spørsmål som før ikke er blitt stilt. Godt er det da at markedet er i front og allerede nå kan tilby gode digitale løsninger med møteapplikasjoner som imøtekommer både lovkrav og har funksjonalitet som forenkler gjennomføringen. Slik skal det være mulig å både komme med presiseringer og femme benkeforslag som i gode gamle dager også i de tilfeller der det benyttes andre digitale løsninger enn de tradisjonelle videomøteapplikasjonene.
Til syvende og sist er det styret står ansvarlig for en forsvarlig gjennomføring, og styret bør derfor protokollføre sin vurdering av møteform og valg av eventuell digital løsning.
Regler om inhabilitet
Når vi først vier årsmøtene oppmerksomhet, kan det være greit å være oppmerksom på reglene om habilitet. Grunnen til at dette nå nevnes er at det erfaringsvis verserer en del misforståelser rundt reglene om habilitet i boligsameier og borettslag, og særlig ved bruk av stemmeretten under årsmøter / generalforsamlinger. Vi ser ofte at det ved vurderingen av habilitetsspørsmål oppstilles for strenge krav som mangler lovforankring. I 2018 ble eierseksjonsloven endret. Endringen medførte en klargjøring av i hvilke tilfeller man er inhabil til å stemme på årsmøtet, og kan oppsummeres til disse sakstilfellene:
- a) et søksmål mot en selv eller ens nærstående,
- b) ens eget eller ens nærståendes ansvar overfor sameiet (eksempelvis spørsmål om erstatningsansvar for vedlikeholdsmangler),
- c) et søksmål mot andre eller andres ansvar overfor sameiet dersom egen interesse i saken er vesentlig og kan stride mot sameiets interesser (bare når egeninteressen som kan karakteriseres som vesentlig), eller
- d) salgspålegg eller krav om utkastelse som er rettet mot en selv eller ens nærstående.
Det er kun i de ovenfor nevnte situasjoner man som eier ikke kan delta i avstemninger på årsmøtet. I alle andre saker kan han stemme. Reglene fastslår at det alltid er legitimt å fremme egne eierinteresser. En eier kan derfor også stemme over spørsmål om han selv er inhabil.
I lov om borettslag har regelen en annen ordlyd:
«Ingen kan sjølv eller ved fullmektig eller som fullmektig røyste på generalforsamlinga om avtale med seg sjølv eller nærståande eller om ansvar for seg sjølv eller nærståande i høve til laget. Det same gjeld for røysting om pålegg om sal eller krav om fråviking etter §§ 5-22 og 5-23.
Håndhevelse lik i borettslag og sameier?
Skal man under henvisning til ordlyden legge til grunn en annen forståelse av når man er inhabil i borettslag og sameier? Dette var nok ikke lovgivers mening. Lovgiver har antydet at det ikke er ment å gi inhabiliteten en snevrere anvendelse enn tidligere. Dette må samtidig bety at man skal legge til grunn den samme forståelse av når man er inhabil i borettslag og i sameier.
Merk deg at kravene til habilitet således er mindre strenge i årsmøter / borettslag enn når en sak skal styrebehandles. Kravet er skjerpet for styremedlemmene ettersom de representerer eierne og deres felles interesser. Styremedlemmenes egne interesser må således ikke påvirke utfallet av en sak. Tilsvarende hensyn gjør seg ikke gjeldende i årsmøtet, der eier kun representerer seg selv og sine egne eierinteresser, noe som er helt legitimt.
Virkningen er ugyldighet
Virkningen av at en eller flere inhabile eiere har avgitt sin stemme på årsmøtet / generalforsamlingen, kan lede til at vedtaket blir ugyldig. Men dette forutsetter at den inhabile stemmen har vært avgjørende for sakens utfall.
Så gjenstår det å se om vi etter måneder og år hjemme bak skjermen vil foretrekke å møte fysisk med våre naboer og utøve beboerdemokratiet ansikt til ansikt.
Forfatter
