Personvernerklæring

Personvernerklæring for Bing Hodneland: Behandling av personopplysninger i Bing Hodneland Advokatselskap DA

Oppdatert 20. juni 2018

Innhold:

1. Når er Bing Hodneland behandlingsansvarlig?

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn?

3. Utlevering av personopplysninger til andre

4. Lagringstid

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

6. Klage

7. Endringer

1. Når er Bing Hodneland behandlingsansvarlig?

Når du er i kontakt med oss, for eksempel som privatklient eller som kontaktperson hos en selskapsklient behandler Bing Hodneland personopplysninger om deg. Nedenfor finner du informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Bing Hodneland Advokatselskap DA behandler ikke personopplysninger gjennom nettstedet binghodneland.no. I punkt 2’s nederste punkt kan du lese om bruk av cookies på nettstedet vårt.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Bing Hodneland Advokatselskap DA ved Managing Partner Marius A. Rød.

Kontaktinformasjonen til Bing Hodneland er:

Adresse: Fridtjof Nansens Plass 4 / P.boks 1903 Vika, 0124 Oslo

E-post: post@binghodneland.no | Telefon: 23 31 59 90

Org.nr.: 985770573

Ta kontakt med oss dersom du har spørsmål om vår behandling av personopplysninger.

2. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

  • Etablering av klientforhold og administrasjon av klientforholdet.   Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon, dokumentasjon av identitet, betalingsopplysninger mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og/eller GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter. For både privatklienter og selskapsklienter følger det av oppdragsbekreftelsen og dermed en avtale at vi må behandle visse personopplysninger for å oppfylle avtalt oppdrag, herunder må visse behandlinger finne sted før slik avtale er inngått. I tillegg er Bing Hodneland pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med etablering av klientforhold som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og vi behandler i slike tilfeller personopplysninger på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).
  • Sakshåndtering.   Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter og annet som behandles i tilknytning til selskapsklienter, og i begge tilfeller kan avtale og samtykke også være lovlig behandlingsgrunnlag (vil variere fra sak til sak og innenfor den enkelte sak).
  • Informasjon om motparter og andre tredjeparter.   Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å løse innkomne saker mest mulig effektivt i samsvar med kommersielle hensyn og god advokatskikk. Ved behandling av særlige kategorier av opplysninger har behandlingen rettslig grunnlag i GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav).
  • Straffedommer og lovovertredelser.   Personopplysningsloven gjelder ikke for saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv.), og den gjelder heller ikke for saker som behandles etter politiregisterloven eller lov om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen. Ut over dette kan det skje behandling av personopplysninger hvor personopplysningsloven har anvendelse, og vi behandler i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 9 (2) bokstav f (fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav), samt en systembetraktning av straffeprosessloven og reglene for god advokatskikk punkt 2.3.
  • Eiendomsmegling.   Bing Hodneland utfører også eiendomsmegling for noen klienter. I denne forbindelsen foretas behandler Bing Hodneland personopplysninger om eiere, budgivere og kjøpere av eiendommer der virksomheten er engasjert som medhjelper, eiendomsmegler eller oppgjørsansvarlig. I dette arbeidet behandles identifikasjonsopplysninger, økonomiske opplysninger, kontaktinformasjon, betalingsopplysninger og informasjon om budgivere mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i), og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). I tillegg er Bing Hodneland pålagt rettslige forpliktelser i forbindelse med eiendomsmegling som hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og eiendomsmeglingsloven med forskrifter, og behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse).
  • Eiendomsforvaltning.   Bing Hodneland opptrer som utleier og forretningsfører for en rekke klienter. I denne forbindelsen behandler Bing Hodneland personopplysninger om leietakere, eiere av eierseksjoner og borettslagsandeler mv, og interessenter. I dette arbeidet behandles identifikasjonsopplysninger, opplysninger om de registrertes økonomi og betalingsevne og kontaktinformasjon. I arbeidet med eiendomsforvaltning vil det også kunne behandles særlige kategorier av, for eksempel helseopplysninger. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i), og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). I tillegg er Bing Hodneland pålagt rettslige forpliktelser hvitvaskingsloven § 4 (2) nr. 3, jf. §§ 17 og 18, og behandler da etter GDPR artikkel 6 (1) c (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse). Behandlingsgrunnlag for de særlige kategorier av personopplysningene er GDPR artikkel 9 (2) a) (den registrerte har gitt uttrykkelig samtykke til behandling av slike personopplysninger for ett eller flere spesifikke formål), GDPR artikkel 9 (2) b) (behandlingen er nødvendig for at den behandlingsansvarlige eller den registrerte skal kunne oppfylle sine forpliktelser og utøve sine særlige rettigheter på området arbeidsrett, trygderett og sosialrett i den grad dette er tillatt i henhold til unionsretten, medlemsstatenes nasjonale rett, eller en tariffavtale i henhold til medlemsstatenes nasjonale rett som gir nødvendige garantier for den registrertes grunnleggende rettigheter og interesser.)
  • Lagring/oppbevaring av saksdokumenter.   Det behandles i denne forbindelse personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av rettslige forpliktelse til arkivering av pågående og avsluttede saker.
  • Fakturering.   Det behandles i denne forbindelse kontaktinformasjon og betalingsinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i) for privatklienter, og GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse) for kontaktpersoner for selskapsklienter, og i begge tilfeller kan avtale og samtykke også være lovlig behandlingsgrunnlag.
  • Utsendelse av markedsføring, nyhetsbrev og annen relevant informasjon om vår virksomhet.   I denne sammenheng behandles navn og e-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra den som mottar markedsføringen etter markedsføringsloven § 15 som regel privatklient eller kontaktperson hos en virksomhetsklient. Informasjon om potensielle klienter: I denne forbindelse behandles nødvendig kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for å ivareta kommersielle hensyn ved vår virksomhet.
  • Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker).   Personopplysninger som behandles i denne sammenheng er personopplysninger som er nødvendige i relasjon til den aktuelle saken. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for interne læringsprosesser og for å arbeide mer effektivt. Eventuelle personopplysninger i slike dokumenter vil så langt som praktisk mulig anonymiseres.
  • Rekruttering.   I denne sammenheng behandles CV, søknad, attester, vitnemål, uttalelser fra referanser, interne vurderinger/intervjureferater, eventuelt personlighetstester og evnetester. Behandling av personopplysninger skjer på grunnlag av en avtale med den som søker stilling hos oss, dvs. GDPR artikkel 6 (1) bokstav b. Dersom vi beholder søknadsdokumentasjon etter en rekrutteringsprosess er avsluttet skjer dette på grunnlag av samtykke fra den som søker stillingen, jf. GDPR artikkel 6 (1) bokstav a.
  • Sikkerhet.   I denne forbindelse behandles logger på servere, avdekking, oppklaring og oppfølgning av sikkerhetshendelser mv. Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6 (1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse). Vi har vurdert det slik at denne behandlingen er nødvendig for å ivareta informasjonssikkerhet og hindre uautorisert utlevering av personopplysninger.
  • Bruk av informasjonskapsler (cookies) til statistikk og nettsideutvikling.   Du kan lese mer om cookies og hvilke cookies vi benytter på websiden her.

3. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag eller pålegg for slik utlevering. Eksempler på dette vil typisk være rettslig forpliktelser som pålegger oss å gi ut informasjonen til motparter, domstoler eller offentlige organer.

Bing Hodneland bruker videre databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått nødvendige avtaler i henhold til gjeldende personvernregelverk for å ivareta informasjonssikkerheten og krav til minimum innhold i slike avtaler i alle ledd av behandlingen.

Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Teknograd – leverandør av IT-driftstjenester
  • Regnskap og Eiendom AS – leverandør av system for lønnskjøring og regnskap
  • Deltek AS – leverandør av systemer ifm. økonomi

All behandling av personopplysninger som vi foretar, skjer innenfor EU/EØS-området.

4. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

I tabellen under er en oversikt over hvor lenge vi behandler personopplysninger for ulike formål:

FormålLagringstid
KlientadministrasjonOpptil 10 år etter avslutning av siste sak
Lagring/oppbevaring av saksdokumenterOpptil 10 år etter avslutning av siste sak
FaktureringsinformasjonOpptil 5 år etter utløpet av det regnskapsår fakturering ble foretatt
Informasjon om potensielle klienterOpptil 5 måneder
Kunnskapsforvaltning (f.eks. gjenbruk av dokumenter i senere saker).Opptil 10 år
RekrutteringOpptil 3 måneder etter utløpt søknadsfrist. Ved samtykke fra søkeren lagrer vi CV, søknad, attester og vitnemål i opptil 2 år for bruk i nye, relevante stillingsutlysninger.
SikkerhetsloggerOpptil 1 år
Sikkerhetskopier (back-up)Opptil 3 år

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen. Du kan lese mer om disse rettighetene som du som den registrerte har til dine egne personopplysninger, på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med oss på e-post eller telefon. Vi vil svare på din henvendelse så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter etter gjeldende personvernregelverk overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir deg tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

6. Klage

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage ved å sende en e-post til post@binghodneland.no (merk e-post med «Klage personvern» i Emne-feltet). Dersom klagen ikke fører frem, kan du også klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsted www.datatilsynet.no.

7. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger og slik endring har betydning for vår behandling av dine personopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse endringene. I tillegg vil oppdatert informasjon om denne personvernerklæringen være lett tilgjengelig her på vår nettside binghodneland.no.