6. april 2021

Nye regler åpner for digitale årsmøter og generalforsamlinger i sameier og borettslag

Som følge av erfaringer under covid-19 har Stortinget nylig vedtatt regler som åpner for at sameier og borettslag kan avholde årsmøter og generalforsamlinger på digitale plattformer. Det er ikke lenger krav om fysiske møter. Men hvordan skal beboerdemokratiet ivaretas?

Erfaringer under covid-19 åpner for mer bruk av digital kommunikasjon
Borettslagsloven og eierseksjonsloven har frem til nå vært til hinder for å gjennomføre digitale årsmøter. Boliglovene har stilt krav om at generalforsamlinger og årsmøter måtte avholdes som fysiske møter. Med covid-19 ble det innført en midlertidig forskrift (koronaforskriften) for at møtene kunne avholdes som digitale møter. Forskriften gjaldt frem til november 2020, og vi stod etter dette tilbake med lovenes hovedregel om fysiske møter. Nå er det imidlertid vedtatt permanente endringer.

Som følge av de erfaringer man har gjort seg etter koronaforskriften om digitale møter har Stortinget vedtatt å oppheve dagens krav om fysisk årsmøte i eierseksjonssameier og generalforsamling i borettslag.

Lovendringen trådte i kraft 1. april.

Regelen gjelder ikke for generalforsamlinger i boligaksjeselskapene ettersom disse skal avholde etter reglene i aksjeloven. Men ettersom aksjeloven allerede har tilpasset seg den nye digitale hverdagen på dette punkt, kan også boligaksjeselskap avholde digitale årsmøter.

 

Lovendringene
Lovendringene kort oppsummert:

  • boliglovenes absolutte krav om fysisk oppmøte på generalforsamling og årsmøte er fjernet.  Det enkelte boligselskap får rett til selv å bestemme hvordan det vil gjennomføre generalforsamling og årsmøtet.
  • styret vurdere og avgjøre hvordan møtet skal gjennomføres.
  • styret skal sørge for en «forsvarlig møtegjennomføring», og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling og årsmøte er oppfylt.
  • stemmegiving må kunne kontrolleres på en trygg måte, herunder at det brukes en trygg metode for å bekrefte (autentisere) deltakerens identitet. Autentisering ved hjelp av passord eller PIN-kode vil være en trygg metode. Fingeravtrykk, engangskoder og passordkalkulatorer vil også normalt være trygge metoder for autentisering.
  • minst to seksjonseiere/andelseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte – uten nærmere begrunnelse.
  • kravene om at styret må innhente forhåndssamtykke fra seksjon-/andelseierne for å sende informasjon elektronisk oppheves.
  • elektronisk signatur likestilles med fysisk underskrift, blant annet på protokoller og stiftelsesdokumenter.
  • boligbyggelag, borettslag og eierseksjonssameier som velger å ta i bruk de digitale løsningene, vil behandle personopplysninger og må forholde seg til kravene i personvernforordningen.
  • det innføres nye regler om utarbeidelse og oppbevaring av boligselskapenes dokumentasjon. Dokumentasjonen må utarbeides og oppbevares på en «trygg og forsvarlig måte».

 

Det er innvendinger mot digitale møter
De viktigste innvendingene mot digitale møter har vært at det fortsatt er en del beboere som ikke behersker digitale løsninger. Lovendringen kan derfor føre til at disse i praksis settes utenfor eierdemokratiet i sitt eierseksjonssameie/borettslag. En annen innvending er frykten for at styrene skal misbruke sin kompetanse og velge digitale møter også når saker er bedre egnet til diskusjon ansikt til ansikt. Men regjeringens ønske om modernisering og tilpasning til dagens digitale virkelighet er veiet tyngre. Regjeringen mener at endringen styrker hensynet til beboerdemokratiet, ved at digitale løsninger åpner for mer fleksibilitet og større mulighet for at flere deltar og bruker sin stemme.

 

Nye regler må sikre beboerdemokratiet
De nye reglene må likevel utøves slik at beboerdemokratiet ivaretas. Prinsippet om at alle andels- og seksjonseiere har rett til å delta på generalforsamling og årsmøte følger av boligbyggelagsloven § 5-2, borettslagsloven § 7-2 og eierseksjonsloven § 46. Styrene plikter derfor å sørge for at andels- eller seksjonseiere som ikke er på digitale plattformer, likevel får si sin mening og avgi stemme. Departementet har i forarbeidene lagt følgende premiss til grunn:

«Styret må likevel kunne forvente at andels- eller seksjonseierne selv gjør en innsats for å gjøre seg kjent med den digitale plattformen som skal benyttes til møte. Dette innebærer at de i noen tilfeller må bruke tid på å lese instruksjoner og veiledere, eller at de må søke bistand fra andre i husstanden eller lignende. Det er likevel ikke alle som vil klare å sette seg inn i en møteapplikasjon eller annen fjernmøteteknologi som styret velger å benytte. Styret må da finne praktiske løsninger for å unngå at noen faller utenfor når avgjørelser skal tas i digitale møter. Departementet antar at en oppfordring om å bruke fullmakt kan være et forsvarlig alternativ i noen tilfeller.»

Flere digitale møtetjenester som Microsoft Teams i kombinasjon med stemmeaplikasjoner som GoPlenum er allerede tatt i bruk. Appene legger til rette for sikker identifikasjon av deltagere, distribusjon av saksdokumenter, muligheten for å komme med forslag, og å ta ordet og avgi stemme. Tilgangen til digitale verktøy er økende og nye apper er i stadig utvikling.

 

Endringen betyr ikke at digitale møter nå blir hovedregel
At man nå velger å åpne opp for digitale årsmøter betyr ikke samtidig at man skal gå bort i fra å avholde fysiske møter. Med støtte i lovforarbeidene kan ikke lovendringen forstås slik at digitale møter nå er hovedregelen. Ikke alle saker egner seg like godt i det digitale formatet:

«Noen saker vil etter sin karakter kunne være uforsvarlig å behandle i en møteapplikasjon. Dette kan for eksempel være kompliserte saker, som forutsetter muntlig diskusjon. Og motsatt; er det kun enkle saker og/eller «formalia», vil digital møtegjennomføring antagelig oftest være forsvarlig. Et annet moment kan være om mange andelseiere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte

Skal årsmøtet/generalforsamlingen ta stilling til saker av særlig viktighet for flere eiere, eller vedta større kostnadsbelastende tiltak som for eksempel større ombygginger, er dette en type saker som er lite egnet til behandling på den digitale plattformen. Her bør styrene fortsatt kalle inn til fysiske møter.

Endringen betyr at styrene i boligselskapene må sette seg inn i ulike møteapplikasjoner eller annen fjernmøteteknologi. Covid-19 tiden har bidratt til et kunnskapsløft for de fleste, men for mange vil det bli nødvendig å støtte seg til bistand fra sin forretningsfører.