1. mars 2021

Når fordelingen av felleskostnader avviker fra fastsatt fordelingsbrøk i sameier og borettslag

Det er et stadig tilbakevendende problem i boligselskaper at man ved tilfeldig kontroll av fordelingen av felleskostnadene avdekker at fordelingen avviker fra den fastsatte fordelingsbrøken. Dette reiser en rekke spørsmål. Hvilken fordelingsbrøk gjelder, den vedtatte eller den praktiserte? Hvordan endrer man / tilbakefører man til vedtatt fordelingsbrøk? Bør det skje en avregning / et etteroppgjør?

Fastsettelse av fordelingsbrøken
Eierseksjonsloven § 25 fastsetter at felleskostnadene som hovedregel skal fordeles etter sameiebrøken. En rekke sameiet ha valgt å vedtektsfeste en særskilt fordelingsbrøk, med den begrunnelse at den vedtektsfestede fordelingsbrøken gir en mer rettferdig fordeling. Dette er det full adgang til.

Borettsloven § 5-19 fastsetter at felleskostnadene som hovedregel skal fordeles mellom andelseierne ut fra forholdet mellom verdien av boligene, eller ut fra andre retningslinjer som går frem av bygge- og finansieringsplanen.

I praksis ser man at fordelingsnøkkelen både i eierseksjonssameier og borettslag som oftest er areal basert.

 

Avdekkingen
I praksis er det boligselskapets forretningsfører som utfører arbeidet med fordeling av felleskostnadene. . Fordeling, regulering, fakturering og registrering av betalingene skjer gjennom bruk av særskilt utviklet programvare. Slik har det vært i adskillige ti-år, og dette skulle i prinsippet borge for at fordelingen av felleskostnadene er riktig.

Ved manuell kontrollregning har man likevel i en rekke tilfeller avdekket avvik. Mindre avvik kan forklares med avrunding i forbindelse med årlige reguleringer – avvik som gjennom mange år har tiltatt og blitt av en viss størrelse, uten at den dermed er blitt mer enn bagatellmessig. Større avvik lar seg som oftest ikke forklare. Slike avvik kan skyldes menneskelig svikt ifm innleggelse av data, men det er neppe så lett. Dette, fordi den enkelte seksjons- / andelseier vil normalt reagere dersom de månedlige felleskostnadene plutselig endres vesentlig.

Ordensmessig opplyses at noen ganger kan avvikende fordeling være hjemlet i lov eller vedtak, og kan f.eks. skyldes arealendringer eller fordeling av enkelte kostnader etter nytte eller forbruk. Slike avvik behandles ikke i denne artikkelen.

 

Hvilken fordelingsnøkkel gjelder?
I de langt fleste tilfeller der det avdekkes avvik i fordelingsbrøken, avdekkes også at den feilaktige fordelingen har pågått i lang tid.

Det er da naturlig å stille spørsmålet; Er den avvikende brøken som er innarbeidet over lang tid dermed gyldig, eller plikter boligselskapet å gå tilbake til den fastsatte fordelingsnøkkelen? Hverken eierseksjonsloven eller borettsloven regulerer dette spørsmålet, men det har vært behandlet av domstolene ved flere anledninger.  Den lærdom man kan trekke ut av rettspraksis, er at det bør foretas en konkret vurdering, og at det skal svært meget til for at fastsatt sameiebrøk / fordelingsbrøk skal kunne settes til side. Det må i hvert fall kreves en plausibel forklaring på avviket.

 

Tilbakeføring til riktig fordelingsnøkkel
Den enkelte seksjons- / andelseier har et krav  – en individualrett – på tilbakeføring til riktig / fastsatt fordelingsbrøk.

I praksis vil det imidlertid være styret som tar tak i saken. Min anbefaling er at enten styret eller årsmøtet / generalforsamlingen med vanlig flertall fastsetter et skjæringstidspunkt, m a o et starttidspunkt for fakturering av felleskostnader fordelt etter den riktige fordelingsnøkkelen.

 

Bør det skje et etteroppgjør?
Det er i situasjoner som denne på det rene at noen seksjons- / andelseiere har betalt for meget, og andre for lite. Skal man være 100% korrekt bør det derfor skje et etteroppgjør – i hvert fall i forhold til de seksjons- / andelseierne som har fordringer / gjeld av betydning.

Dette er imidlertid bare et utgangspunkt. Det er på det rene at sameiet / borettslaget har mottatt totale felleskostnader, dvs inntekter ihht budsjett. Svært mange boligselskaper har trang likviditet, og dermed liten evne til å bære tap. For at ikke boligselskapet skal lide tap, må det derfor være slik at for at noen seksjons- / andelseiere skal kunne få utbetalt beløp, så må andre seksjons- / andelseiere innbetale en tilsvarende sum. I praksis vil det være utfordrende å gjennomføre en slik avregning. Dette, fordi de seksjons- / andelseierne som har betalt for lite, ofte vil motsette seg å etterbetale. Det er lite ønskelig for sameiet / borettslaget å innklage en rekke seksjons- / andelseiere for Forliksrådet. Eierskifter vil naturlig nok komplisere situasjonen ytterligere.

Med denne bakgrunn er det min anbefaling at man ikke avregner, så fremt dette er gjennomførbart. Rettslig sett krever dette tilslutning / samtykke fra de som har et tilbakebetalingskrav, med mindre beløpet er bagatellmessig.

 

Foreldes kravet etter 3 år?
Hvis man ikke kan løse saken på annen måte enn å avregne, blir spørsmålet; Hvor langt skal man gå tilbake i tid? Hovedregelen i foreldelsesloven er at en fordring foreldes etter 3 år. Dermed er det i hvert fall klart at man kan gå 3 år tilbake i tid.

Det neste spørsmålet er om man kan gå enda lengre tilbake i tid med hjemmel i reglene om tilleggsfrist i foreldelsesloven. Et vilkår for at regelen kan komme til anvendelse, er at fordringshaveren manglet nødvendig kunnskap om fordringen. Personlig mener jeg at regelen om tilleggsfrist bare unntaksvis kan komme til anvendelse. Dette, fordi enhver seksjons- / andelseier enkelt kan kontrollere om man har betalt riktige felleskostnader gjennom året. Ved mottak av innkalling til årsmøte / ordinær generalforsamling vil alltid styrets forslag til årsregnskap være et vedlegg. Dersom man multipliserer sameiets / borettslagets felleskostnadsinntekt med egen fordelingsbrøk, skal resultatet samsvare med innbetalte felleskostnader. Det faktum at de færreste gjør seg denne umaken med å kontrollere, bør etter min oppfatning ikke være et argument for at man manglet nødvendig kunnskap.